Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l’un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd’hui près de 2 200 agents. Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le déploiement de l’accès au très haut débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans l’accompagnement de ses habitants. Travailler au Département de Saône-et-Loire, c’est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.
Le Département est engagé dans une démarche globale en faveur de l'égalité, de la non-discrimination et de l'emploi des personnes en situation de handicap.
Au sein de la Direction générale adjointe aux solidarités, la Direction de l’autonomie des personnes âgées et personnes handicapées (DAPAPH) pilote la politique départementale en faveur des personnes âgées et personnes en situation de handicap.
Au-delà des missions consistant à animer et mettre en œuvre des prestations individuelles, elle déploie des projets transversaux au service d’une stratégie globale en direction des publics âgés et en situation de handicap.
La Direction de l’autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées est composée de 5 services, de la Maison départementale des personnes handicapées et d’une cellule d’appui à la Direction (CAD) et aux services qui regroupe, notamment :
- 1 assistante de direction
- 2 assistantes administratives
Placée sous l’autorité hiérarchique de la Directrice adjointe de l’autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées (DAPAPH), l’assistant.e administratif/ve a pour missions principales d’assurer un appui transversal, de garantir la continuité de service et de veiller à l’application harmonisée des procédures administratives. Il/elle est notamment chargé(e) de :
1- Assurer un appui administratif transversal auprès des services de la DAPAPH en fonction des besoins identifiés :
- Appuyer les services dans l’organisation matérielle et logistique de leurs activités : convocations, préparation et suivi des dossiers, des réunions, réservation de salles, reprographie,
- Veiller au respect des échéances administratives,
- Renseigner les logiciels métiers et tenir à jour les outils de suivi des services,
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers, des courriers, notes, comptes-rendus de réunions et rapports des instances départementales,
- Assurer la saisie, la mise en forme et la mise à jour de documents (dossiers, courriers, notes, rapports, tableaux, comptes rendus, power points),
- Contribuer au suivi administratif des décisions (arrêtés, notifications, délibérations),
- Assurer ponctuellement des missions au sein des services de la direction en cas d’absence de personnel ou de surcharge d’activité (facturation, instruction de subvention, d’aides individuelles…)
2- Participer à la continuité de service en garantissant la fluidité des tâches administratives
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires en apportant une première réponse ou en orientant vers l’interlocuteur compétent,
- Assurer le suivi des parapheurs, le courrier entrant et sortant, le publipostage, la gestion des boîtes mails fonctionnelles,
- Garantir le respect et la bonne application des procédures administratives communes à l’ensemble de la direction,
- Contribuer à la mutualisation des pratiques administratives en lien avec les agents qui composent la CAD,
- Prendre en charge ponctuellement la continuité de certaines tâches essentielles lors des absences programmées ou imprévues des collègues.
3- Contribuer à la bonne circulation de l’information entre les différents services et l’équipe de direction
- Faciliter la transmission rapide et fiable des informations administratives entre les services et la direction.
- Mettre à jour et partager des outils communs de suivi (tableaux Excel, bases de données, agendas partagés).
- Alerter le responsable hiérarchique sur les points nécessitant un arbitrage ou une décision.
- Participer activement à l’harmonisation des pratiques de communication administrative.
Expérience souhaitée dans le secrétariat administratif en collectivité territoriale ou secteur médico-social.
Compétences et qualités :
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint et des outils collaboratifs (planning partagé, web conférence…) ;
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat ;
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales ;
- Maitrise orale et écrite de la langue française ;
- Autonomie, anticipation ;
- Sens de l’accueil, de l’écoute et de la confidentialité ;
- Rigueur, sens de l’organisation ;
- Aptitude à travailler en équipe et à coopérer avec plusieurs interlocuteurs ;
- PC et outils bureautiques ;
Présence de 8h30 à 17h30 (hors pause méridienne)
