ASSISTANT ADMINISTRATIF RELATIONS AUX ELUS H/F

Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l’un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd’hui près de 2 200 agents. Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le déploiement de l’accès au très haut débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans l’accompagnement de ses habitants. Travailler au Département de Saône-et-Loire, c’est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.

Le Département est engagé dans une démarche globale en faveur de l'égalité, de la non-discrimination et de l'emploi des personnes en situation de handicap.

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Contexte

Le Département de Saône-et-Loire a décidé en 2026, la création d’un service relations usagers rattaché directement à la Direction générale des services.

Les objectifs recherchés avec la mise en place de ce nouveau service sont les suivants :

S’adapter à l’évolution des attentes pour répondre aux besoins des usagers (élus, partenaires des actions départementales, particuliers, …),
S’adapter aux usages numériques et au développement des téléservices,
Améliorer l’efficacité des services aux citoyens avec notamment un meilleur partage d’information entre les services permettant un gain de temps pour tous et une amélioration de l’échange avec l’usager,
Maintenir la relation de proximité avec ses usagers du quotidien en renforçant la transparence des données rendant compte des services rendus et en maîtrisant la protection des données dans le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD),
Moderniser la relation usagers dans une logique de simplification des démarches au sein du Département.

Le service relations usagers regroupe 20 agents (répartis en 4 unités), chargés d’assurer les fonctions d’accueil et de standard, de gestion du courrier, de relations élus relevant du Cabinet, et de chauffeurs du Président du Département.

Missions

En lien fonctionnel direct avec la cheffe de cabinet et sous l’autorité hiérarchique de la cheffe du service relations usagers, l’assistant relation élus aura pour missions :

Au niveau de la gestion administrative :

Gérer les invitations diverses des élus pour la représentation du Président (enregistrements Outlook et Excel, sollicitations et rappels),
Organiser et suivre les déplacements des élus,
Organiser les rendez-vous, réunions avec des partenaires multiples (convocations réservations de salles, intendance), préparer les dossiers en sollicitant les directions et partenaires extérieurs concernés,
Travailler en binôme et en équipe avec les autres assistantes,
Effectuer des activités de saisie, mise en forme de documents, préparation des réponses aux courriers simples.

Au niveau de la gestion comptable :

Suivre l’exécution d’un budget spécifique,
Réceptionner, vérifier et classer les pièces comptables,
Procéder à l’engagement et la liquidation comptable des factures dans les délais impartis,
Etablir des tableaux périodiques de point d’étape des dépenses.

Profil recherché

Compétences :

Bonne maitrise des outils informatiques nécessaires (outils bureautiques) et capacité à s’approprier l’utilisation d’applications plus spécifiques (Kolok, IGDA…),
Bonnes connaissances de l’institution et de ses différentes missions,
Aptitude à définir des priorités et gérer des urgences,
Capacité à rendre compte et alerter,
Capacité à rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations,
Connaissances des règles de la comptabilité publique,
Permis B exigé.

Qualités :

Avoir le sens du contact, faire preuve d’amabilité et d’une très grande discrétion,
Diplomatie et courtoisie,
Avoir le sens de l’organisation,
Avoir l’esprit d’équipe et faire preuve de disponibilité et d’une bonne capacité d’adaptation,
Être autonome et réactif.

Actions sociales

Titres restaurant dématérialisés - CNAS (Comité National d'Action Sociale) - Participation financière employeur en cas d'adhésion au contrat groupe MNT : pour votre mutuelle santé, et/ou pour votre prévoyance garantie maintien de salaire et invalidité

Spécificités du poste

Activité qui peut s’exécuter périodiquement sur des plages horaires étendues.

Moyens mis à disposition

Poste informatique et téléphonique
Organigramme de la collectivité
Pas de télétravail possible