AGENT DE GESTION DU COURRIER H/F

Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l’un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd’hui près de 2 200 agents. Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le déploiement de l’accès au très haut débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans l’accompagnement de ses habitants. Travailler au Département de Saône-et-Loire, c’est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.

Le Département est engagé dans une démarche globale en faveur de l'égalité, de la non-discrimination et de l'emploi des personnes en situation de handicap.

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Contexte

Le Département de Saône-et-Loire a décidé en 2026, la création d’un service de relations usagers rattaché directement à la Direction générale.

Les objectifs recherchés avec la mise en place d’un service de gestion de la relation usagers sont les suivants :

S’adapter à l’évolution des attentes pour répondre aux besoins des usagers,
S’adapter aux usages numériques et au développement des téléservices,
Améliorer l’efficacité des services aux citoyens avec notamment un meilleur partage d’information entre les services permettant un gain de temps pour tous et une amélioration de l’échange avec l’usager,
Maintenir la relation de proximité avec ses usagers du quotidien en renforçant la transparence des données rendant compte des services rendus et en maîtrisant la protection des données dans le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD),
Moderniser la relation usagers dans une logique de simplification des démarches au sein du Département.

Le service relations usagers regroupe 20 agents (répartis en 4 unités), chargés d’assurer les fonctions d'accueil et de standard, de gestion du courrier, de relations élus, de chauffeurs du Président du Département.

Dans un contexte de modernisation des services publics et de transition vers la réduction du papier, le Département développe un dispositif de dématérialisation du courrier (pour l’instant ciblé sur le courrier entrant mais amené à être élargi). L’agent à recruter contribuera donc au traitement, à l’orientation, au suivi et à la traçabilité du courrier via la distribution physique du courrier mais également via les outils numériques.

Missions

Sous l’autorité hiérarchique directe du responsable du bureau du courrier, l’agent de gestion du courrier aura pour missions :

Au niveau de la gestion logistique du courrier papier :

Participer à la réalisation des tournées pour la remise et la collecte du courrier sur l'ensemble des sites du Département de Mâcon et ses alentours,
Participer à l'expédition et au suivi des colis (enregistrement sur logiciel spécifique pour préparation des bordereaux d’envoi, mise en cartons, palettisation…),
Participer à la destruction de documents et à la mise sous plis de certains envois,
Participer à l'ouverture, au tri et à l'affranchissement du courrier en collaboration avec les autres agents du bureau.

Au niveau de la gestion administrative du courrier :

Numériser sous le logiciel Kolok tous les courriers identifiés dans le cadre du projet de développement de la numérisation en classant et orientant les documents vers les bons services destinataires,
Contrôler la qualité des numérisations et le bon déroulement des étapes de numérisation,
Enregistrer les courriers recommandés sous des fichiers informatiques,
Réaliser d’autres tâches administratives, telles que la vérification de factures, les enregistrements de données sur des tableaux de bord, le SAV des machines à affranchir sur tous les sites départementaux en cas de besoin.

Profil recherché

Compétences :

Bonne maitrise de l’outil informatique nécessaire (outils bureautiques) et capacité à s’approprier l’utilisation d’applications plus spécifiques (Kolok, IGDA…),
Bonnes connaissances de l’institution et de ses différentes missions,
Permis B exigé.

Qualités :

Avoir le sens du contact, faire preuve d’amabilité et d’une grande discrétion,
Rigueur et respect des horaires,
Avoir le sens de l’organisation,
Avoir l’esprit d’équipe et faire preuve de disponibilité et d’une bonne capacité d’adaptation,
Être autonome et réactif.

Actions sociales

Titres restaurant dématérialisés - CNAS (Comité National d'Action Sociale) - Participation financière employeur en cas d'adhésion au contrat groupe MNT : pour votre mutuelle santé, et/ou pour votre prévoyance garantie maintien de salaire et invalidité

Spécificités du poste

Port de charges et station debout prolongée (non compatible avec restrictions médicales)

Horaires fixes : 7h – 11h et 14h – 18h (17h00 : 1 fois par semaine par roulement avec les autres agents)

Poste à 100% et sans possibilité de télétravail

Moyens mis à disposition

Poste informatique et téléphonique

Organigramme de la collectivité

Annuaire interne

Accès à la formation

Véhicule dédié à l’unité courrier