Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l’un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd’hui près de 2 200 agents. Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le déploiement de l’accès au très haut débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans l’accompagnement de ses habitants. Travailler au Département de Saône-et-Loire, c’est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.
Le Département est engagé dans une démarche globale en faveur de l'égalité, de la non-discrimination et de l'emploi des personnes en situation de handicap.
La Direction générale assure le pilotage stratégique et administratif du Conseil départemental. Elle garantit la mise en œuvre des politiques publiques départementales et coordonne l’ensemble des directions. Elle prépare et suit les décisions des instances (Assemblée départementale, Commission permanente, réunions de direction), veille à la cohérence des actions menées et accompagne le Président et l’exécutif dans la sécurisation des projets politiques. La Direction générale supervise également la gestion interne de la collectivité, veille au respect des règles juridiques et financières, assure la circulation de l’information entre services, et conduit les démarches de modernisation et d’amélioration continue de l’administration.
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général des services, en binôme, les deux assistants de direction assistent au quotidien la direction générale dans l’organisation de ses activités, porte d’entrée dans le traitement et la transmission des informations externes et internes auprès du Directeur général des services (DGS), de la directrice générale des services déléguée (DGSD) et du directeur de l’attractivité et de la communication (DIRAC), vous aurez pour missions de garantir le bon fonctionnement de la direction générale au travers des missions suivantes :
1. Assistance administrative et organisationnelle :
• Assurer la gestion et l’optimisation des agendas du DGS, de la DGSD et du DIRAC,
• Organiser des réunions internes et externes (convocations, ordres du jour, logistique, préparation des dossiers),
• Préparer, mettre en forme, relire et assurer le suivi des dossiers, notes, courriers et comptes rendus,
• Organiser les déplacements professionnels (réservation train, hôtel, …),
• Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.
2. Gestion des sollicitations :
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs,
• Apporter un 1er niveau de réponse, orienter les demandes,
• Filtrer et prioriser les sollicitations.
3. Coordination, transversalité et circulation de l’information :
• Diffuser les informations, consignes et décisions,
• Assurer le suivi des demandes transmises aux directions et effectuer les relances nécessaires,
• Faciliter la circulation de l’information,
• Centraliser et préparer les dossiers pour les réunions et instances,
• Assurer un rôle d’alerte sur les échéances, dossiers en attente et actions à relancer.
4. Gestion administrative :
• Réceptionner, trier, enregistrer, diffuser et suivre le courrier et les courriels,
• Assurer la relecture et le suivi des parapheurs et des circuits de validation, dans le respect des procédures et des délais,
• Classer et archiver les documents,
• Assurer la gestion des fournitures de bureau et des besoins logistiques.
5. Communication et outils numériques :
• Assurer les fonctions de référente sur les logiciels métiers,
• Contribuer au bon usage des outils et accompagner les utilisateurs en lien avec les services compétents,
• Assurer la diffusion des informations, communications et bonnes pratiques internes.
6. Et de manière plus spécifique :
Pour la direction générale :
• Appui et assistance sur les grandes missions de la direction générale (coordination politique / administration, suivi des principales instances / échéances de la collectivité, etc.),
• Préparation, suivi des instances de gouvernance de la direction générale (comité de direction générale, conseil des directeurs, etc.),
• Préparation, suivi de projets de la direction générale,
• Appui et recherche sur des dossiers.
Pour la direction de l’attractivité et de la communication :
• Assurer le suivi des devis, bons de commande et factures, jusqu’à la constatation du service fait,
• Participer au suivi des marchés publics portés par la direction (rédaction de pièces, analyse des offres, suivi administratif),
• Réceptionner, enregistrer et traiter les demandes d’objets promotionnels, rédiger les réponses et préparer les cartons,
• Passer des commandes,
• Participer à la mise en œuvre du plan média en appui de la direction de l’attractivité et de la communication,
• Assurer le lien avec les médias (presse écrite, digitale, radios).
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint et des outils collaboratifs (planning partagé, web conférence…),
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction,
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales,
- Maitrise orale et écrite de la langue française,
- Capacité à évaluer l’urgence d’une demande,
- Rédaction de supports de communication interne (rapport, compte-rendu, note...)
- Autonomie, réactivité, anticipation,
- Discrétion et respect de la confidentialité,
- Rigueur, sens de l’organisation,
- Diplomatie,
- Sens du relationnel et du travail en équipe,
- Force de proposition.
Titres restaurant dématérialisés - CNAS (Comité National d'Action Sociale) - Participation financière employeur en cas d'adhésion au contrat groupe MNT : pour votre mutuelle santé, et/ou pour votre prévoyance garantie maintien de salaire et invalidité
Disponibilité
Amplitude horaire étendue, avec présence requise de 8h à 18h
Organisation en binôme, garantissant la continuité de service
PC et outils bureautiques
Accès au pool de véhicules de service (en cas de déplacements)
