ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l’un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd’hui près de 2 200 agents. Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le déploiement de l’accès au très haut-débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans l’accompagnement de ses habitants. Travailler au Département de Saône-et-Loire, c’est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.

Le Département est engagé dans une démarche globale en faveur de l'égalité, de la non-discrimination et de l'emploi des personnes en situation de handicap.

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Contexte

La Direction de l’insertion professionnelle et de l’emploi (DIPE), composée de 50 agents répartis sur le département, est structurée autour de 3 services :

Etude du droit Revenu de solidarité active et observation
Réseau pour l’emploi
Accompagnement vers l’emploi

Le Service Etude du droit Revenu de solidarité active s’articule autour de trois pôles : le pôle RSA (étude et contrôle), le pôle actions d’insertion et le pôle observation-statistiques.

Les Services Réseau pour l’emploi et Accompagnement vers l’emploi mettent en œuvre les dispositifs liés à la loi Plein emploi, en copilotage avec les services de l’Etat.

Missions

Sous l’autorité hiérarchique directe du Directeur de la DIPE, vos missions seront les suivantes :

organisation de la vie professionnelle du Directeur : gestion de l'agenda, organisation de réunions, de rendez-vous, de déplacements, rappel des échéances et alertes, prise de notes lors des réunions de direction
coordination auprès des services de la DIPE et planification des réunions pour les services
suivi des dossiers, commissions, instructions et demandes de la Direction générale et/ou du Cabinet
assemblées délibérantes (AD/CP) : rappel des échéances, suivi des ordres du jour, centralisation, relecture, modification et suivi des rapports sous Pos Actes, suivi des validations internes, préparation des dossiers pour les instances, suivi des notifications en lien avec les services, classement numérique
accueil téléphonique et physique : premier niveau de traitement de la demande, orienter vers les services adéquats, filtrage des appels et transmission des messages
réception, dispatching du courrier entrant
veille et suivi des courriers signalés sous Kolok
gestion de la boîte mails fonctionnelle de la DIPE : dispatching, accusé de réception, alertes
réalisation, relecture, suivi et classement de tous les documents de la direction
gestion des parapheurs : relecture et modification des parapheurs, mise en circulation et suivi des parapheurs, veille au respect des consignes, des circuits de validation, des procédures et de la charte graphique
création et mise à jour des procédures internes à la DIPE
assurer les fonctions de référent des logiciels GLPI (informatique, services généraux, RH), Kolok, Pos-actes, Mon Espace RH (congés, entretiens professionnels), et DPMG achat (commande de fournitures)

Profil recherché

Formation et/ou expérience exigée d’assistant de direction,
Connaissance des circuits et procédures de la collectivité appréciée,
Appréhension du caractère d’urgence des informations,
Discrétion, rigueur, esprit d’équipe,
Capacités de communication, réactivité et sens du travail en équipe,
Capacités rédactionnelles et esprit de synthèse,
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et des logiciels Kolok, Pos-Actes, Hypérion, Vertical Expense, Glpi.

Actions sociales

Titres restaurant dématérialisés
CNAS (Comité National d'Action Sociale)
Participation financière employeur en cas d'adhésion au contrat groupe MNT : pour votre mutuelle santé et/ou pour votre prévoyance garantie maintien de salaire et invalidité

Spécificités du poste

Disponibilité